收件箱最让人消耗精力的, 根本就不是回复的难度有多么高, 而是需要一封接着一封地先把它点开, 然后再一封接着一封地去费力地组织语言。相比之下使用批处理这种方式绝对比所谓的自动代发要靠谱得多: 人工智能主要的作用是负责进行分类和起草草稿, 而你所需要做的仅仅是对事实情况进行核验, 同时检查一下语气的得体程度以及确认承诺的内容有没有问题, 至于自动代发这种操作方式存在的风险实在是太大了, 所以坚决不要采用这种做法。30分钟节奏在0到10分钟的这个时间段内, 进行一个分类处理的动作, 具体而言就是把它划分到紧急这一类别、等你这一类别、可以归档这一类别或者是可以删除这一类别中去。时长设定为一十分钟到二十五分钟的范围内, 针对「等你」这一类型的请求内容, 为其生成回复的初步草稿。时间控制在二十五到三十分钟之间, 由人来进行验收操作, 主要核对日期是否准确、人名是否无误、承诺的内容是否符合要求, 确认没有问题之后, 再亲手点击发送按钮完成发送动作。如果还没有阅读的消息数量没有达到十个的话, 也是可以进行处理的但是如果没有阅读的消息数量超过了三十个的话, 就应该先只处理那些状态为紧急情况以及等待你处理的内容。3条可抄骨架① 分类你现在的角色是一个专门负责整理收件箱的分拣助手, 你需要对下面所提供的邮件或者消息列表内容进行阅读和分析, 这个列表里面可能包含有主题、发件人以及内容的开篇第一句话等信息, 请你只输出以下四类清单, 这四种类别分别是需要今天必须回复的紧急事项、需要你进行决策或者提供相关材料的等待中状态项目、可以直接归档保存的项目以及可以直接删除的物品, 每一条信息的格式请保持为一行一个条目, 具体内容为【类别】| 主题 | 理由, 其中字数不能少于十个字, 请记得不要编写任何回复正文内容。检查环节: 需要核实是否将仅用于知会性质的信息与紧急信息错误混淆, 同时要排查在删除操作时是否误伤了那些仍需保留底稿的文件。② 回复草稿单封你好, 这封邮件我已经看过了。咱们现在这个项目的进度有点慢, 主要是卡在等待那边提供的具体数据了。我这边的理解是得先把这些基础材料弄齐, 后面的工作才能顺利开展。所以麻烦你在下周三之前, 也就是【请你补日期】, 把这些文件发给我。要是过程中有啥搞不定的环节, 随时跟我说, 我能搭把手肯定帮个忙。验收这项工作, 其实就是在确认你所做出的承诺是否真的能够顺利地兑现到位, 同时还需要仔细核对日期、附件以及抄送人这些信息是不是存在写错的情况。把那些比较长的线程任务缩减一下, 然后转化成待办事项。把那份邮件或者是群聊里面长篇大论的对话记录, 压缩成可以执行的操作清单。具体的格式是, 用短横线开头, 接着是艾特负责人, 然后是一个竖线分隔符, 再后面写上需要交付的具体成果, 最后写上由YYYY-MM-DD表示的日期。绝对不允许出现“尽快”这样的模糊词汇。如果发现缺少负责人或者日期的信息, 就把它归类到【未确认】这个区域里面去, 不要自己瞎编乱造。在验收阶段, 我们需要逐条核对每一条内容是否都清晰地包含了“谁干什么何时”这几个要素, 同时还需要检查讨论过程中的一些观点, 确认它们有没有被错误地直接写成了已经确定的结论。今晚就跑一次请先打开那些未读消息数量大于或等于十的文件夹, 又或者看看最近三天里面还没有被处理的项目。在完成分类这一步工作之后, 只需要为标注为“等你”的内容生成草稿即可。你需要把草稿修改妥当以后再进行发送操作。整个过程的时间控制在三十分分钟内, 一旦时间到达即刻停止手头的事务,对于那些还没有来得及完成的剩余任务, 要放在明天的同一时段继续推进。收口处理收件箱的核心秘诀在于掌握好批量处理的节奏, 这比起单纯依靠手指回复得更快来说要重要得多。只要做到分类标准清晰、草稿内容允许后续修订、最终发送依然由你本人确认完成, 那么这三个步骤所带来的安全性, 是远远高于任何所谓一键自动代为回复的功能的。#如何用好#